COMMENT GÉRER VOS INVITATIONS D'ÉVÉNEMENTS DE FAÇON EFFICACE
Alors que vous préparez les invitations pour vos prochaines fêtes de Noël, cocktails d'entreprise, réunions d'affaires, séminaires, lancements de produits, inaugurations et anniversaires, vous vous interrogez soudain sur l'efficacité de votre système d'envoi... avez-vous oublié quelqu'un ? Qui n'a pas répondu à votre invitation ?
Combien de personnes seront réellement présentes ? Peu importe le type de votre événement, petit ou grand, gérer les invitations de vos invités est essentiel pour planifier judicieusement et faciliter considérablement l'organisation de votre événement. Grâce à la mise en place d'un système simplifié de gestion des invitations, la liste de vos invités sera toujours à jour et vous pourrez ainsi communiquer des chiffres clés à vos fournisseurs tout au long des étapes de l'organisation de l'événement.
LE FORMULAIRE ESSENTIEL
Pour avoir une vue d'ensemble des acceptations et des refus d'invitations de vos invités, il est essentiel de mettre en place un formulaire d'invitation personnalisé pour connaître l'impact exact de votre campagne. En créant un formulaire d'inscription unique pour votre événement, vous pourrez collecter en temps réel les réponses de tous les invités ciblés en plus d'identifier immédiatement les personnes à suivre. Ainsi, vous pourrez suivre le parcours de votre formulaire grâce aux clics générés par les utilisateurs et enregistrés sur votre ordinateur. De cette manière, vous pourrez construire un registre qui comptabilisera toutes les réponses de vos invités afin d'identifier le nombre exact de personnes qui assisteront à votre événement, le tout au même endroit.
CRÉER UNE PAGE WEB VISUELLEMENT ATTRAYANTE
Pour inciter les participants à assister à votre événement, il est fortement recommandé de créer une page web pour promouvoir votre conférence. Grâce à la création de ce site web, vous pourrez détailler toutes les informations pratiques liées à l'événement en plus de gérer la billetterie et le suivi des inscriptions. Ainsi, le site web deviendra un point de référence pour les invités et renforcera en même temps la notoriété de votre événement. Enfin, insérez de belles photos professionnelles qui représentent bien votre conférence ; vous verrez son taux d'inscription augmenter !
UN SYSTÈME D'ENVOI D'EMAILS PERTINENT
Bien que vous ayez choisi l'intermédiaire ultime d'invitation de l'ère numérique - l'e-mail - qui vous permet de personnaliser chaque message en fonction du destinataire, vous devez mettre en place un système d'envoi qui capte la réceptivité des invités. Par conséquent, mettez en place un système qui vous permet de suivre les invités qui n'ont pas ouvert l'e-mail ou qui n'ont pas encore cliqué sur le lien d'inscription. Cette action est essentielle pour assurer un suivi rigoureux de vos invitations et pour rappeler aux invités qui tardent à répondre. Point important à noter : assurez-vous que le lien invitant les destinataires à s'inscrire via votre page web est clairement visible et, surtout, fonctionnel.
